Jl. Monumen 45 No.12 Setabelan, Banjarsari, Surakarta.

Analisis Jabatan

ANALISIS JABATAN

Dalam kemajuan perusahaan yang menerapkan motto “The Right Man on the Right Place” sangat memperhatikan dari sisi sumber daya manusia yang akan digunakan. Sumber daya manusia yang digunakan dalam suatu perusahaan harus tepat pada posisi yang tepat sesuai selaras dengan keterampilan dan skill karyawan. Posisi atau pekerjaan yang sedang di emban oleh karyawan disebut juga dengan jabatan, namun jabatan juga masih memiliki arti luas yang masih dapat dikembangkan. Jabatan memberikan kewajiban dan tanggung jawab terhadap tugas yang dibebankan kepada seorang karyawan. Untuk menetapkan tugas dan tanggung jawab dari sebuah jabatan dalam melaksanakan pekerjaan maka diperlukan analisis jabatan.

Analisis jabatan berasal dari dua kata yaitu analisis dan jabatan (Sastrohardiwiryo, 2002). Analisis memiliki arti aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan memiliki arti sekumpulan tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Analisis jabatan adalah proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan. Pengumpulan informasi yang digunakan untuk analisis jabatan bersumber dari pekerja yang bersangkutan, pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan dan atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan. Analisis jabatan dilaksanakan oleh Human Resource Department sebagai pihak internal dan konsultan sebagai pihak eksternal. Pengumpulan informasi yang digunakan untuk analisis jabatan dapat dilaksanakan dengan berbagai cara yaitu:

  1. Wawancara (perorangan, kelompok dan pimpinan)

Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti : jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.

  1. Observasi (pengamatan langsung, terutama untuk pekerjaan yang lebih banyak menuntut kegiatan fisik)

Observasi dapat mengungkap hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan peralatan yang digunakan.

  1. Catatan kegiatan harian (pelaksana pekerjaan diminta mencatat kegiatan hariannya berupa jenis kegiatan dan lama kegiatan tersebut dilaksanakan)
  2. Kuesioner (sesuai dengan susunan daftar pertanyaan)

Proses analisa jabatan akan memperoleh informasi yang dapat digolongkan menjadi beberapa seperti:

  1. Nama jabatan, lokasi kerja, range upah
  2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
  3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku jabatan
  4. Peralatan dan bahan yang digunakan
  5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja
  6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan dan lain-lain.

Analisa jabatan digunakan untuk menyelidiki fungsi, peran dan tanggung jawab suatu jabatan dan hasilnya digunakan untuk memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Analisa jabatan biasanya digunakan untuk:

  1. Kelembagaan (organisasi dan perancang jabatan)
  1. Penyusunan organisasi baru
  2. Penyempurnaan organisasi sekarang
  3. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
  1. Kepegawaian
  1. Rekrutmen dan seleksi
  2. Penilaian jabatan
  3. Penyusunan jenjang karier
  4. Mutasi/promosi/rotasi
  5. Program pelatihan
  1. Ketatalaksanaan
  1. Tata laksana
  2. Tata kerja/prosedur

Hasil dari data-data jabatan kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Analisis jabatan terdapat dua elemen yaitu uraian jabatan dan spesifikasi jabatan. Analisis jabatan digunakan untuk mengetahui tujuan apa saja yang harus dilaksanakan oleh pekerja, mengetahui cara melaksanakan tugas tersebut, mengetahui pengetahuan, keterampilan dan karakter seperti apa yang dituntut dari pelaksana pekerjaan dan mengetahui hubungan antara pekerja yang satu dengan yang lain. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, pada BAB II Pasal 3 memberi amanat bahwa tujuan analisis jabatan dilaksanakan untuk penyusunan kebijakan program-program seperti: Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan; Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan

Output yang dihasilkan dari analisis jabatan berupa:

  1. Job Description (paparan tugas)

Berisi deskripsi mengenai variasi tugas dan bagaimana tugas dilaksanakan. Tugas yang harus dikerjakan berupa tugas pokok maupun tugas tambahan. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam job description meliputi:

  1. Identifikasi jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan
  2. Ikhtisar jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut dan juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
  3. Tugas yang harus dilaksanakan.

Isi dari uraian jabatan mengenai tentang apa dan mengapa pekerjaan dilaksanakan serta bagaimana cara melaksanakannya.

  1. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja.
  2. Peralatan yang digunakan dan diperlukan dalam jabatan tersebut.
  3. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya
  4. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas 

Job deskripsi dapat digunakan untuk menghindari terjadinya perbedaan pemahaman, pekerjaan yang rangkap dan untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada setiap jabatan.

  1. Job Specification

Yaitu gambaran spesifikasi individu calon karyawan dengan kompetensi yang dimilikinya, yang sesuai dengan kebutuhan jabatan. Dalam job specification terdapat beberapa hal yang dimuat meliputi:

  1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
  2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
  3. Persyaratan fisik dan mental
  4. Persyaratan umur dan jenis kelamin.

Job specification dapat digunakan sebagai dasar yang mempengaruhi HRP, TNA dan reward system.

 

Referensi:

Buletin Kepegawaian Edisi I, Terbit bulan Mei 2017

Lembaga Penjamin Mutu (LPM) Undiknas Denpasar https://www.pasca-undiknas.ac.id/images/materi/analisis%20jabatan.doc

Pentingnya analisis jabatan dalam organisasi http://spi.upi.edu/2020/07/30/pentingnya-analisis-jabatan-dalam-organisasi/

Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah

Siswanto Sastrohadiwiryo. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia Pendekatan Administrasi dan Operasional. Cetakan ketiga. PT Bumi Aksara. Jakarta.

 

Kontak kami disini

Psikotes Online Waskita merupakan salah satu platform psikotes online dari Waskita Empowering Human Capital yang didirikan di Solo pada tahun 2004 oleh psikolog lulusan Universitas Indonesia Gus Minging Dinamulya Setiawan, S.Psi., MBA., Psikolog.

cs@waskita.net
+62 822 4216 6729